В деятельности организации образуется большое количество документов, отражающих все ее деловые процессы.
Делопроизводство – это деятельность, которая обеспечивает обмен информацией – как внутри организации, так и между разными участниками коммуникаций. Это многоэтапный процесс, который включает создание, ведение, использование, контроль, своевременное обновление и хранение документации.
Специфика работы агентства заключается в том, что в состав его документального и архивного фондов включены не только документы, отражающие деятельность предприятия, но и документы, которые содержат сведения граждан, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, связанные с государственной регистрацией недвижимого имущества, прав на него и сделок с ним, технической инвентаризации и проверки характеристик недвижимого имущества, оценки объектов имущественных прав, землеустройством и геодезией, адресацией и другими производственными вопросами.
Именно поэтому в агентстве создаются оптимальные условия для обеспечения сохранности документов, важным фактором для которых является установление сроков хранения. Источником установления сроков хранения является ведомственный перечень документов, который в настоящий момент проходит актуализацию.
В целях качественной проработки видов и названий документов, а также формирования предложений по срокам их хранения в агентстве была создана рабочая группа, первое заседание которой состоялось 10.07.2024, где были определены задачи и основные этапы работы.
В атмосфере общей заинтересованности и сотрудничества были выработаны общие подходы и методические основы, определены сроки выполнения работы.